「電子取引/スキャナ保存」ではコトナビで管理しているクラウド内に書類の保管を行えます。

a)登録方法

1. 「履歴管理」メニュー内の「電子取引/スキャナ保存」をクリック
2. メニュー内で「対象ファイル」等の各項目を設定、入力
3. 「保存」をクリック

 

保存を行うことで「履歴管理」メニューの「電子保存管理」で「全項目」を検索した際に、登録したデータが表示されます。

b)各項目の内容

 

対象ファイル

コトナビに取り込む書類を指定します。

書類名

取り込む書類の種類を以下から指定します。

• 見積書
• 受注請書
• 前受金請求書
• 納品書
• 工事完了書
• 請求書
• 発注書(案件)
• 送付状(案件)
• 発注書
• 作業指示書
• 仕入書
• 送付状(購買)
• 合計請求書
• 合計請求書(詳細)
• 支払通知書
• 支払通知書(詳細)
• 領収書
• 検収書
• 契約書
• 注文書
• その他

保存方法

書類の保存方法を指定します。

• 電子取引
  メール等での電子取引のデータ(見積書や請求書のPDF、メール本文をPDF化したもの)の保存
• スキャナ保存
  アナログなやり取りをスキャナ保存(PDFや画像化)したものの保存

書類No.

書類を紐づける案件(左のマスタ)、購買案件(右のマスタ)を指定します。

案件名

書類に紐づく案件名を登録できます。
「書類No.」でマスタを紐づけた場合は元々の案件/購買案件の内容が自動的に登録されます。

取引先

書類に紐づく取引先を登録できます。
「書類No.」でマスタを紐づけた場合は元々の案件/購買案件の内容が自動的に登録されます。

金額

その書類の取引金額を登録します。
「その他」の分類等、金額が設定しない書類の場合は「0」で登録してください。

取引日付

その書類の取引日付を登録します。

受領日

その書類を受領した日付を登録します。

自社担当者

その書類に関係した自社の担当者を登録します。

備考

「対象ファイル」で取り込んだファイル名が最初に登録され、後ほど変更も行えます。

c)注意事項

• ご利用にはユーザーマイページでのオプションの申し込みが必要になります。
  →申し込むことで機能が使用できるようになり、容量が追加されます。
  →容量追加50GB/通信容量月間20GB
  →料金は1,000円/月(税別)。(2024.6.6時点)
• 追加された容量にスキャナ保存のデータが保存されていくため、追加したオプションの解約は行えません。
• 電子帳簿保存法対応により、登録したデータは7年間訂正、削除することができません。

d)補足事項

コトナビでは最初の契約時に電子保存等に利用するものとして、5GBのデータ保管容量と2GB/月のダウンロード用の通信容量が設定されています。
それぞれの容量でおおよそ以下のデータをご利用いただけます。

データ保管

電子保存管理に約20,000PDF保存可能

通信容量

電子保存されたデータを月に約8,000PDF参照可能

コトナビをご利用いただく中で上記を超過してお使いいただく場合やコトナビ内に書類の取り込みをいただく場合に当オプションにお申し込みください。

e)申込方法

マイページ内、「契約情報」からお申し込みください。

1. 以下URLよりマイページにログインします。
   https://www.cotonavi/.jp/mypage/login/
   ログインID：無料トライアル登録時のメールアドレス
   パスワード(初期)：無料トライアル登録時に設定したパスワード
2. 「契約情報」内、「契約情報変更」を選択します。
   
3. 「オプション」の「容量追加」にチェックを付け、件数を選択してから「設定を保存する」をクリックして保存します。
   ※無料トライアル期間中の申し込みはできません。