「履歴管理」内か各管理メニュー内の「電子保存管理」から電子保存された書類のデータを閲覧できます。

 

a)電子保存の対象書類

伝票作成/発注・仕入/請求/支払の各メニューの「印刷設定」から以下のいずれかの方法でデータを出力し、控えの保存を行った書類が保存されます。

• PDF
• メール
• 印刷

控えの保存確認

各メニューの印刷設定でPDF/印刷のどちらかを行った後、控えの保存に関するダイアログが表示されます。

ダイアログで「はい」を選択することで「電子保存管理」に控えが保存されます。

また、ダイアログで「この選択を記憶する」をONにして「はい」「いいえ」を選択した場合は以降の印刷動作時、選択した設定が自動で反映されます。

記憶した設定は「システム管理」の「オプション設定」から変更できます。

スイッチの動作一覧

保存確認メッセージを表示/保存を行なう→動作

• ON/ON→メッセージの内容に従う
• ON/OFF→メッセージの内容に従う
• OFF/ON→無条件で保存する
• OFF/OFF→無条件で保存しない

b)電子保存管理

電子保存された控えは「電子保存管理」内に一覧として保存されます。

保存された一覧からは控えのPDFを出力できます。

各条件を設定し、「検索」をクリックすることで一覧からの絞り込みも行えます。

また、一覧内の「備考」の項目は自由に登録できるので、検索条件として活用できます。

管理分類

クリックされ、オレンジ色になった項目で絞り込みを行います。
各管理メニュー以外から開く場合は「販売」がデフォルトで表示されます。

• 販売
• 購買
• 請求
• 支払
• 全項目
  →上記4つ全てが対象になります。

検索条件

• 書類No.
• 案件名
• 取引先
• 自社担当者
  
• ステータス
  各管理メニューごとのステータスから選択できます。
• 取引日付
  

詳細条件

• 保存方法
  電子保存(出力)：PDF/印刷
  電子取引：メール
  スキャナ保存：電子取引/スキャナ保存
• 受領日
  「電子取引/スキャナ保存」機能で指定した書類の受領日を指定できます。
  
  
• 書類名
  各管理メニューごとの書類から選択できます。
• 金額
  その書類の合計金額を検索範囲に設定できます。
  
• 出力方法
  控えの保存方法から選択できます。
  PDF/印刷/メール
• 入出力日時
  控えが作成された日付を検索範囲に設定できます。
  
• 出力ユーザー
  控えを保存したユーザーを設定できます。
• 備考
  登録された備考を設定できます。
• 削除/解約済みを表示する
  ONにすることで削除された案件/購買案件や締め処理を解除した合計請求書/支払通知書も一覧に表示できます。
  

表示項目

• PDF
  保存された控えをPDFで出力します。
• 案件名
• 取引日付
  対象書類の日付を表示します。
  例：
  見積書の場合「見積日」
  
• 出力方法
• 保存方法
• 書類名
  
• 金額
• 受領日
• ステータス
  
• 書類No.
• 取引先コード
• 取引先名
  
• 自社担当者コード
• 自社担当者
• 出力ユーザー
  
• 入出力日時
• 備考
• 削除/解除日時
  案件/購買案件の削除日、請求/支払締め処理の解除日を表示します。
  

c)控えの出力

電子保存管理の一覧で「PDF」の項目からアイコンをクリックすることで、保存された控えを出力できます。